Как сделать график отпусков в Excel за 2 минуты

04.06.2021|Александр Шихов|Комментарии

Каждое лето приходится согласовывать график отпусков отдела. У каждого свои планы на отдых, но работа должна идти своим чередом. Поэтому решено было, что каждую неделю в отделе должно быть минимум 2 человека. Рассказываю, как я нарисовал график отпусков в Excel, который автоматически найдет нестыковки и поможет их исправить.

Решение задачи

В нашем пример будет 5 человек. В отпуск они идут два раза за лето, по 2 недели подряд. Начнем с классической таблицы. Конец периода считаем по формуле: начало периода плюс продолжительность отпуска, в днях.

Теперь строим таблицу по неделям. Она будет похожа на диаграмму Ганта — закрашенные прямоугольники, длина которых зависит от длительности отпусков. Я расположил ее справа от таблицы.

Для начала построим колонки недель. В первые две ячейки ставим начало недели: 14.06, 21.06. Далее протягиваем мышкой, используя автозаполнение.

Теперь строим саму диаграмму. Вот формула, которую нужно напечатать в ячейке (3, 8):

=ЕСЛИ(ИЛИ(И(R2C>=RC2;R2C<=RC4);И(R2C>=RC5;R2C<=RC7));1;0)

Расшифрую:

Если дата начала недели попадает в первый или второй интервал отпуска, ставится цифра 1, иначе — 0. Обратите внимание, что фиксируются только номера колонок. Это нужно для протягивания формулы по всем ячейкам диапазона. Получилась таблица из 1 и 0. Выделяем ее и накладываем Условное форматирование.

Получается вот такая картина.

Добавим последний штрих — контроль конфликтов отпусков. Для этого в нижней строке суммируем число значений 1 в колонке. Обычной формулой СУММА(). А потом на эту строку тоже накладываем Условное форматирование. Только в этот раз нам нужно покрасить красным значения, большие 3. Они соответствуют неделям, когда на работе остается меньше 2-х человек.

Все, график готов!

На построение потрачено не больше 10 минут, а сэкономлены часы труда. Буду использовать этот график и в следующем году. Теперь на его составление будет тратиться всего 2 минуты: даты подправить и новые границы отпусков ввести.

Экономия времени будет расти с увеличением числа сотрудников в отделе или подразделении. По описанной технологии можно сделать сводный график по всему предприятию. Про связку таблиц по текстовым полям в Excel читайте нашу статью про функцию ВПР. Она помогает менеджерам экономить часы времени при анализе данных за разные периоды из нескольких подразделений.