Почему при вставке текста в Word форматирование съезжает, и как это делать правильно

При копировании текста с другим стилем или шаблоном, в целевом документе образуются дубликаты стилей, съезжает форматирование. Приходится тратить время на приведение его в порядок. Как вставлять текст, чтобы он не нарушал форматирования?

Копирование из документа с теми же стилями

Если копирование текста делается из документа, использующего те же стили, что и текущий, назовем их родственниками, то сохранить форматирование проще. Возьмем второй текст, где изменен шрифт, но шаблон используется тот же.

Файл, откуда идет копирование: для Заголовок 1 и Обычный выбран шрифт Arial.

Целевой файл: Заголовок 1 и Обычный — Calibri.

При вставке Word сам выберет нужную опцию — форматирование конечного текста.

Любой другой способ приведет к потере уровня заголовка. Вставленные буквы будут выполнены Обычным, хотя размер и шрифт можно сохранить опцией Сохранить форматирование.

Если вы вставляете фрагмент в таблицу, то форматирование надо убрать. Выбираем опцию вставки Сохранить только текст.

Эта же опция пригодится при вставке с сайтов и Википедии. Она очищает атрибуты: шрифт, размер букв.

См. также: Word: Как примирить текст и рисунки, чтобы они не съезжали

Вставка из документа с другим шаблоном

А вот в этом случае Word по умолчанию отрабатывает неидеально. Он сохраняет оба стиля, из-за чего образуются дубликаты.

Чтобы сохранить структуру фрагмента, придется выполнить следующие действия:

• Подсвечиваем строчку, которую хотим заменить.
• Выбираем опцию Выделить все вхождения.

• Выбираем оформление, которым собираемся заменить. В моем случае это Заголовок 1.

Теперь заголовок вставленного фрагмента выполнен с использованием того же оформления, что и для целевого документа. Собственный стиль исчез из окошка, без проблем заполнится автооглавление.

При вставке картинок работает только две опции:

• Сохранить исходное форматирование. Word постарается использовать настройки обтекания текстом, выравнивание и интервалы.
• Вставить как рисунок. Программа уберет лишнее, оставив рисунок и оформив его Обычным.

Посмотреть этот и другие материалы можно в нашем канале Lifehack.Guru на платформе Яндекс.Дзен. Там вы также cможете найти и другие полезные советы на другие темы, не только связанные с продуктами корпорации Microsoft.